情報共有ツールが多すぎる問題を解決する「情報のハブ」の作り方

情報共有ツールが多すぎる問題を解決する「情報のハブ」の作り方

「ツールが増えすぎて、どこに何があるかわからない」

この悩み、心当たりはありませんか？

DX推進の号令のもと、情報共有ツールを次々と導入した結果、気づけば社内には複数のツールが乱立している——。そんな状況に陥っている企業は少なくありません。

• 日常の連絡はSlack
• 会議はすべてTeams
• ナレッジはNotionやConfluence
• タスク管理はBacklogやAsana
• ファイル共有はGoogle DriveとBoxが混在
• 社内SNSとして別のツールも導入済み

それぞれのツールは優れています。導入時には「これで効率化できる」と期待したはずです。

しかし、ツールが増えるたびに**「あの情報、どこにあったっけ？」**という問いが増えていく。結局、Slackで聞く、メールで確認する、会議で「共有お願いします」と頼む——。ツールを入れたのに、コミュニケーションコストが下がっていない。

これが、多くの企業が直面している**「ツール疲れ」**の実態です。

「便利なはずが、逆に不便になっている」という矛盾

ツール疲れを感じている担当者や現場社員の声を聞くと、共通するパターンがあります。

「どこに書けばいいかわからない」

SlackとTeamsの両方にチャンネルがある。どちらに投稿すべきか迷う。結局両方に書く、あるいはどちらにも書かない。情報が分散し、検索しても見つからない。

「通知が多すぎて追えない」

Slackの通知、Teamsの通知、メールの通知、タスク管理ツールの通知。すべてを追おうとすると、それだけで1日が終わる。重要な情報が通知の洪水に埋もれる。

「ツールごとにルールが違う」

Slackはリアクションで返事、Teamsは既読で確認、メールは返信必須——。ツールごとの「お作法」を覚えるだけで疲れる。

「過去の情報が発掘できない」

「半年前に誰かが共有してたあの資料」を探すのに30分かかる。どのツールのどのチャンネルにあるのか、手当たり次第に検索。見つからないことも多い。

こうした状況に、担当者だけが悪いわけではありません。

ツールを導入した経営層も、使う現場も、それぞれの立場で「良かれと思って」判断してきた結果です。問題は、ツール同士の関係性を設計しないまま、個別最適で導入を重ねてきたことにあります。

この記事で「情報のハブ」という解決策がわかります

ツールが増えても混乱しない組織には、ひとつの共通点があります。

それは、「情報のハブ」が明確に定義されていることです。

情報のハブとは、すべての情報が集まり、すべての情報への入り口となる場所のこと。複数のツールが存在しても、「まずここを見ればいい」という一点が決まっていれば、迷いは大幅に減ります。

本記事では、ツール疲れを解消し、情報共有を効率化するための**「情報のハブ」の作り方**を解説します。DX推進を進めながらも、社員が疲弊しない仕組みを一緒に考えましょう。

情報のハブの概念

なぜ「情報のハブ」が必要なのか

理由1：人間の認知負荷には限界がある

複数のツールを使いこなすには、ツールごとのUI、ルール、検索方法を覚える必要があります。

しかし、人間のワーキングメモリ（短期記憶）には限界があります。「Slackではこう、Teamsではこう、Notionではこう」と切り替えるたびに、脳に負荷がかかります。

情報のハブがあれば、「まずここを見る」という判断が自動化されます。ツールが5つあっても10あっても、入り口がひとつなら迷いません。

理由2：ツールは手段であり、目的ではない

DX推進において陥りがちな罠が、ツール導入自体が目的化することです。

「最新のツールを入れた」「複数のツールを使いこなしている」——これらは手段であって、ゴールではありません。本来の目的は、必要な情報に、必要なタイミングで、必要な人がアクセスできること。

ハブを設計するプロセスは、「本当に必要な情報フローは何か」を見直す機会にもなります。

理由3：属人化を防ぎ、組織知を蓄積できる

情報が各ツールに分散していると、**「あの情報はAさんに聞かないとわからない」**という属人化が進みます。

Aさんが休んだら？　退職したら？　情報が失われます。

情報のハブは、組織としてのナレッジを一元的に蓄積・参照できる基盤です。人が入れ替わっても、情報は残り、引き継がれます。

「情報のハブ」を作る3つのステップ

ステップ1：現状のツールと情報フローを棚卸しする

まず、今どんなツールが使われていて、どんな情報がどこに流れているかを可視化します。

以下のような表を作成してみてください。

この棚卸しで、重複しているツールやほとんど使われていないツールが見えてきます。

また、「フロー型（流れる情報）」と「ストック型（蓄積する情報）」の区別も重要です。この2つは性質が異なるため、同じツールで扱おうとすると破綻します。

ステップ2：ハブとなるツールを1つ決める

棚卸しが終わったら、「ここを起点にすれば、すべての情報にたどり着ける」というハブを決めます。

ハブの候補として適しているのは、全社員が毎日開くツールです。多くの企業では、Slack運用を軸にした社内SNSがこの役割を担っています。

ハブに求められる条件は以下の通りです。

• 全社員が日常的に使っている（使われないツールはハブになれない）
• 他ツールへのリンクを貼りやすい（情報への入り口として機能する）
• 検索性が高い（過去の情報を発掘できる）
• 通知を柔軟に設定できる（通知疲れを防げる）

ハブは1つだけ。「準ハブ」や「サブハブ」を作った瞬間、また分散が始まります。

ステップ3：ハブからの導線を設計する

ハブが決まったら、他のツールへの導線（リンク）を整備します。

たとえば、Slackをハブにする場合の設計例です。

チャンネル設計

ルールの明文化

• 「業務で迷ったら、まずSlackの#announcements と #knowledge-update を確認」
• 「新しい資料を作ったら、必ず #file-shared にリンクを投稿」
• 「過去のナレッジはNotionにあるが、入り口はSlackの検索から」

この導線設計により、ツールが複数あっても「Slackから始める」という一点だけ覚えればいい状態になります。

ハブからの導線設計

ハブ運用を成功させる4つのポイント

ポイント1：ツールを減らす勇気を持つ

ハブを作る過程で、**「このツール、実は要らないのでは？」**という発見があるはずです。

ツールが多いほど運用コストがかかります。契約費用、学習コスト、情報分散のリスク——。思い切って統廃合する勇気が、ツール疲れ解消の近道です。

「せっかく導入したのに」というサンクコスト思考は捨てましょう。使われていないツールを維持する方がコストです。

ポイント2：通知設計を徹底する

ハブを作っても、通知が適切でなければ機能しません。

• 重要な情報は通知ON、雑談チャンネルは通知OFF
• @channelや@hereの使用ルールを明確に
• 「通知が多すぎて見なくなった」を防ぐため、通知頻度を定期的に見直す

通知は「見てもらうための仕組み」であり、「見てもらえなくなる原因」にもなります。

ポイント3：定期的なメンテナンスを組み込む

情報のハブは、作って終わりではありません。

• 使われなくなったチャンネルのアーカイブ
• 新しいツールが追加されたときの導線追加
• ルールの形骸化チェック
• 社員からのフィードバック収集

四半期に1回程度、「ハブは機能しているか？」を振り返る場を設けましょう。

ポイント4：全社への周知と教育

どんなに良い設計も、社員が知らなければ意味がありません。

• 新入社員研修でハブの使い方を説明
• 全社ミーティングで定期的にリマインド
• 「困ったらここを見て」というシンプルなガイドを作成

特にDX推進担当者は、「設計した本人だけが理解している」状態を避ける意識が必要です。

Seediaのようなサービスを活用する選択肢

社内SNSをハブとして活用する場合、既存のSlack運用をそのまま拡張する方法と、ハブ機能に特化したサービスを導入する方法があります。

前者はすでに社員が使い慣れているメリットがありますが、Slackはあくまでチャットツールであり、情報の整理・蓄積には工夫が必要です。

後者の選択肢として、情報共有の統合に特化したサービスを検討する価値があります。たとえばSeediaのような、社内コミュニケーションとナレッジ共有を一体化した設計のツールであれば、最初から「ハブとして機能する」ことを前提に作られています。

どちらを選ぶかは、現在のツール環境と組織の規模によります。重要なのは、「ハブがある状態」をゴールとして設計することです。

こんな企業・担当者におすすめです

• 情報共有ツールが3つ以上あり、どこに何があるかわかりにくい
• Slack運用を見直したいが、どこから手をつけていいかわからない
• DX推進を進めているが、現場から「ツールが多すぎる」と言われている
• 新入社員が「情報の探し方がわからない」と困っている
• ツールの契約費用がかさんでいて、整理したい

ツール疲れは、放置すると生産性の低下だけでなく、社員のエンゲージメント低下にもつながります。「便利にするために入れたツールが、逆にストレス源になっている」という本末転倒は、早めに解消すべきです。

まとめ

まとめ

情報共有ツールが増えすぎて混乱する——この問題の解決策は、「情報のハブ」を作ることです。

本記事のポイントを振り返ります。

ツール疲れの正体

• どこに書けばいいかわからない
• 通知が多すぎて追えない
• ツールごとにルールが違う
• 過去の情報が発掘できない

情報のハブが必要な理由

• 認知負荷を減らし、「まずここを見る」を自動化
• ツールを手段として再定義し、本来の目的に立ち返る
• 属人化を防ぎ、組織知を蓄積

ハブを作る3ステップ

1. 現状のツールと情報フローを棚卸し
2. ハブとなるツールを1つ決める
3. ハブからの導線を設計する

成功のポイント

• ツールを減らす勇気
• 通知設計の徹底
• 定期的なメンテナンス
• 全社への周知と教育

DX推進は、ツールを増やすことではなく、情報が適切に流れる仕組みを作ることです。

まずは、自社で使っているツールを書き出すことから始めてみてください。「意外と多い」と気づくことが、ハブ設計の第一歩です。